Ofisiniz için İhtiyaç Duyabileceğiniz Ofis Makineleri Nelerdir?
15 Aralık 2021
Ofisler ve iş yerleri gün içerisinde en çok vakit geçirdiğimiz yerlerden biridir. Günün yaklaşık 3’te birini geçirdiğimiz ofisler içerisinde birçok ürün ve makine bulunmaktadır. Ofis dekorasyonu ve düzeni için birçok unsur göz önüne alınmalıdır. Bu çalışma ortamlarının düzenli ve rahat kullanım için elverişli olması çalışma verimini de arttıracaktır. Yalnızca masa düzeni bile çalışma verimini etkileyen bir faktördür. Ofisteki dekor ürünlerinin ve çalışma için gerekli olan ergonomik ürünlerin haricinde ofis makineleri de ofislerde gerekli olan ürünlerdendir.
Ofis makineleri ofiste yapılan işlere göre değişiklik gösterir. Örneğin reklamcılık sektöründe iş yapan bir ofiste büyük projektörler ve monitörler bulunması gerekir. Perakende sektöründeki ofislerde ise etiket ve barkod makineleri bulunması gerekir. Genel olarak ofislerde bulunan temel makineler ise yazıcı, fotokopi, para sayma ve bilgisayar gibi makinelerdir.
Ofis makineleri, ofislerdeki iş yükünü azaltan ve işlerin hızlı hallolmasını sağlayan makinelerdir. Bu makinleler sayesinde işler pratik bir şekilde tamamlanır. Ayrıca bu makineler insanlar üzerindeki iş yükünü de azaltır. Örneğin bir para sayma makinesi dakikada ortalama 1000 adet kağıt para sayarak bir insanın ulaşamayacağı bir para sayma hızına ulaşır. Ayrıca bu makineler sahte paraları da algılar. Yani makineler hız ve iş mükemmelliği açısından insanlardan çok daha öndedir.
Ofislerin birçok çeşidi vardır. Bir ofis tek bir kişiye de ait olabilir, birçok kişiye de ait olabilir. Hatta ofisler ev ortamında bile olabilir. Ev ortamındaki ofislere home ofis denir. Home ofisler özellikle de pandemi döneminde artış göstermiştir. Birçok kişinin aynı yerde çalıştığı ofislere de paylaşımlı ofisler denir. Bu ofislerde farklı sektörlerden insanlar da beraber çalışabilir. Bu nedenle bu tarz ofislerde ofis makineleri de çok çeşitlilik gösterir. Paylaşımlı ofislerde aynı çeşit makineden birçok farklı sayıda görmek mümkündür. Paylaşımlı ofislerde çalışan kişiler paketlerle anlaşmalar sağlayarak belirli ödemeler karşılığında buralarda çalışabilirler.
Büyük firmalara ait bazı ofislerde de birçok kişi aynı anda çalışır. Burada her departmandan kişiler bulunabilir. Bu tarz ofislerde firmanın bulunduğu sektöre göre değişen birçok ofis makinesine rastlamak mümkündür. Sabit ofis de denen bu ofisler en sık görülen ofis türleridir. Teknolojinin gelişmesi ile sanal ofis denen ofis türleri de ortaya çıkmıştır. Sanal ofisler ise aslında fiziki bir varlık gerektirmeden yalnızca bir iş adresi göstermek için tutulan ofislerdir.
Her ofis çeşidi için kullanılan ofis makineleri farklılık gösterebilir. Ancak çoğu ofiste kullanılan bazı temel ofis makineleri her yerde ortaktır. Ofis makineleri birçok yerde satılabilir. Hatta bu ürünlere internet alışverişi yolu ile de erişmek mümkündür. İnternet alışverişi ile fiyatları ve özellikleri karşılaştırarak size en uygun olan ofis makinelerini bulabilirsiniz.
Ofis ve İş Yerlerinde En Çok Kullanılan ve Tercih Edilen Ofis Makineleri Nelerdir?
Ofis makineleri, ofislerde işleri kolaylaştırmak ve hızlandırmak için kullanılan makinelerdir. Bu makineler ofiste yapılan işlere göre farklılık gösterebilir. Ancak her ofiste bulunması gereken olmazsa olmaz ofis makineleri de bulunmaktadır. Bunları şu şekilde sıralayabiliriz:
Faks Makineleri: Faks makineleri basılı belgeleri ve dokümanları iletmek için kullanılan makinelerdir. Gönderilmek istenen belge faks makinesine koyulur ve gönderilmek istenen faks makinesine gönderilir. Aynı belge bu faks makinesinde kopya olarak çıkar. Basılı doküman ve belgeleri iletmek için faks makinesi şarttır. Bu makineden her ofiste bulunması gerekir.
Fotokopi Makineleri: Fotokopi makinesi belgeleri kopyalamak için kullanılan makinelerdir. Yazılı ve basılı belgeler bu makinelerde çoğaltılır. Fotokopi makinelerinde ayrıca bu belgelerin renkli ya da siyah beyaz olması, boyutları ve şekilleri ayarlanabilir. Bu makinelerde istediğiniz şekilde bir kopya elde etmeniz mümkündür.
Yazıcılar: Yazıcılar da ofislerde olmazsa olmazlardandır. Sanal ortamda hazırlanan belgeler yazıcılar sayesinde kağıtlara aktarılabilir.
Projeksiyon Cihazı: Projeksiyon cihazları birçok ofis ve iş yerlerinde bulunur. Bilgisayar ortamında hazırlanan sunumlar projeksiyon cihazları ile büyük yüzeylere yansıtılarak çok kişiye kolaylıkla sunum yapılır. Projeksiyon cihazlarının birçok farklı çeşidi bulabilir. Bu cihazlara bilgisayardan direkt olarak bağlanılabileceği gibi USB bellek aracılığı ile de bağlanılabilir. Projeksiyon ile görüntüler perdeye ya da duvara yansıtılabilir.
Para Sayma Makineleri: Para sayma makineleri birçok sektörden iş yerinde bulunabilir. Hatasız ve hızlı para sayımları için bu makineler gereklidir. İş yerlerinin muhasebe ve finans departmanlarında bu makinelere rastlamak mümkündür. Bazı para sayma makineleri sahte paraları da algılayarak kolaylık sağlar.
Kağıt Kesme Makineleri: Kağıt kesme makineleri kağıt artıklarının ortadan kalkmasını sağlayarak ofis düzenini korur. Ayrıca bu makineler kağıtları parçalara ayırdığı için veri güvenliğini de sağlar. Manuel, giyotin, sürgülü ve kollu gibi birçok çeşit kağıt kesme makinesine rastlamak mümkündür.
Tarayıcılar: Tarayıcılar da ofisler ve iş yerleri için olmazsa olmazlardandır. Tarayıcı cihazları kağıt üzerindeki belgeleri tarayarak bilgisayar ortamına aktarır. Özellikle de evrak işlerinin yoğun olduğu ofislerde bu makinelerin olması şarttır. Tarayıcıların da birçok farklı çeşidi bulunmaktadır. Kalem tarayıcılar kalem şeklindedir ve kağıt üzerindeki yazıları satır satır taramanıza olanak sağlar. Kablosuz tarayıcılar herhangi bir kablo bağlantısına gerek duymadan çalışır. 3D tarayıcılar ise son nesil tarayıcılardır. Bu tarayıcılar fazla yaygın değildir genellikle üretim sektöründe kullanılır.
Etiket Makineleri: Etiket makineleri de perakende sektöründe sıklıkla karşımıza çıkan makinelerdendir. Bu makineler hızlı ve çok sayıda etiketlendirme sağlar. Özellikle de toplu etiketlendirme gerektiğinde bu makineler büyük yarar sağlar.
Barkod Okuyucular: Barkod okuyucular da ürünlerin üzerindeki barkod ve etiketleri okumak için üretilmiş makinelerdir. Satış ofislerinde ve perakende sektöründe sıklıkla karşımıza çıkar.
Yazar Kasa POS Cihazları: Yazar kasa POS ödeme kaydedici olarak bilinir. İçerisinde satış yapılan ofislerde mutlaka kullanılması gerekir. POS cihazları kredi kartları ile ödemeyi sağlar. Ayrıca satışların kayıt altına alınması ve vergilendirilmesi için satış yapılan her işletmede bu cihazların bulunması zorunludur.
Spiral Makineleri: Spiral makinesi yine evrak işlerinin yoğunlukta olduğu ofislerde kullanılan makinlerdir. Bu makineler matbaa masraflarını ve evrak kalabalığını ortadan kaldırır. Spiral makinelerini kullanarak kağıtları dilediğiniz gibi spiralleyerek toparlayabilirsiniz.
Ofis Makineleri Seçerken Dikkat Etmemiz Gereken En Önemli Özellikler Nelerdir?
- Ofisiniz için ofis makineleri alacaksanız en önce dikkat etmeniz gereken nokta fiyat araştırmasıdır. Bir ürün birçok farklı yerde birçok farklı fiyata satılabilir. Aynı ürünü çok daha fazla fiyata satın almamak için fiyat araştırması yapmak gerekir. İnternet alışverişi sayesinde fiyat araştırması yapmak ve karşılaştırma yaparak en uygun fiyatı bulmak daha kolaydır.
- Ofis makineleri elektronik ürünlerdir. Elektronik ürünler genelde birkaç yıl garantili olarak satılır. Ofisinize makine alırken garanti süresinin uzun olmasına dikkat etmeniz gerekir. Ayrıca garanti veren firmanın garanti hizmetinin de kaliteli olması gerekir.
- Ofis makineleri birçok farklı şekilde karşımıza çıkabilir. Dikkat etmeniz gereken nokta makineye nasıl bağlanmanız gerektiğidir. Ofis makinelerine kablolu ya da kablosuz olarak bağlanmak mümkündür. Ancak kablosuz bağlantı sağlayan ofis ürünleri size kolay kullanım sağlayacaktır. Bu nedenle ofis makinesi alırken kablosuz kullanılabilir olmasına dikkat etmeniz gerekir.
- Bazı ofis makineleri birden fazla ofis makinesinin yaptığı işi tek başına yaparak size avantaj sağlar. Örneğin aynı zamanda faks ya da yazıcı görevi gören fotokopi makineleri bulmak mümkündür. Bu tarz çoklu makineleri tercih etmek size hem maddi olarak avantaj sağlayacak hem de ofisinizde yer kullanımını kolaylaştıracaktır. Bu nedenle özellikle fotokopi makinesi, yazıcı gibi makineleri alırken buna dikkat etmeniz gerekir.